Exportaciones e Informes
La sección de exportaciones es fundamental para cumplir con la normativa vigente, permitiéndote descargar los registros de jornada por periodos específicos en formatos estándar (PDF o CSV) y generar el Libro Mensual obligatorio.
Recomendación importante antes de descargar
Para asegurar que el informe contenga exactamente la información que necesitas, sigue siempre este orden lógico de acciones:
- Selección de fechas: Elige el rango (día, semana, mes o periodo personalizado) en el selector de fechas.
- Aplicar filtro: Pulsa el botón Filtrar. Esto refresca los datos en pantalla y prepara los archivos con los filtros aplicados.
- Descarga: Una vez que la tabla muestre los datos correctos, pulsa Exportar o elige uno de los informes PDF.
Si cambias una fecha, el empleado, el centro de trabajo o la acción después de filtrar, Horarium mostrará el aviso «Hay cambios sin aplicar» y bloqueará temporalmente las exportaciones. Pulsa Filtrar para aplicar la nueva selección y volver a habilitar los archivos. Si devuelves todos los campos a sus valores anteriores, las exportaciones se habilitarán de nuevo sin recargar la página.
![CAPTURA RECOMENDADA: Interfaz de Fichajes resaltando el selector de fechas, el botón Filtrar, el aviso de cambios sin aplicar y las opciones de exportación]
Formatos disponibles
- Libro mensual completo (PDF): Genera el mes completo correspondiente a la fecha elegida en Desde. Es un formato listo para imprimir, firmar y presentar ante una inspección de trabajo.
- PDF hasta la fecha “Hasta”: Genera un informe parcial desde el día 1 del mes hasta la fecha elegida en Hasta, ambos inclusive. Resulta útil para cierres parciales, informes hasta ayer o consultas a una fecha concreta.
- CSV para Excel: Recomendado para abrir el archivo directamente en Excel con configuración regional española. Utiliza punto y coma como separador y mantiene la codificación UTF-8 para mostrar correctamente tildes y eñes.
- CSV estándar: Conserva la separación por comas. Utiliza este formato para integraciones, programas de nóminas u otros procesos que ya consuman el CSV de Horarium.
Los dos formatos CSV incluyen las mismas columnas y datos. Si tienes un CSV estándar antiguo y Excel muestra toda la fila en una sola columna, puedes importarlo desde Datos → Texto en columnas y seleccionar la coma como delimitador.
Pausas en informes y exportaciones
La regla de cómputo de pausas se aplica de forma coherente en:
- Panel/listado de fichajes.
- CSV.
- PDF o libro mensual.
- Portal del empleado.
- Resúmenes diarios.
Si las pausas no computan, el total del día descuenta esos minutos, pero la pausa sigue quedando registrada. Si las pausas sí computan, el total del día incluye esos minutos, y la pausa también sigue visible como pausa registrada.
En el PDF/libro mensual, las pausas aparecen explícitamente dentro de la columna de tramos con este formato:
Pausa: HH:MM – HH:MM · duración · motivo
Por ejemplo:
09:00 – 11:00
Pausa: 11:00 – 11:30 · 0:30 · Desayuno / Almuerzo
11:30 – 17:00
Cambiar la configuración de pausas no recalcula automáticamente registros históricos ya resumidos. Los históricos ya calculados conservan la regla aplicada en su momento. Los nuevos resúmenes aplicarán la configuración vigente o el resumen diario guardado.
En modo solo lectura por impago, la empresa no puede cambiar la configuración, pero la consulta y exportación de registros siguen disponibles.
Envíos programados por email (Plan Pro)
Las empresas con Plan Pro pueden acceder a Informes → Envíos programados para recibir automáticamente el mismo libro PDF oficial disponible en la descarga manual.
Puedes configurar:
- Un envío mensual entre los días 1 y 28. Siempre contiene el mes natural anterior completo.
- Hasta 10 envíos únicos pendientes. El periodo comienza el día 1 del mes elegido y termina en la fecha indicada, que debe ser anterior al día del envío.
- Una hora completa según la zona horaria configurada por la empresa.
- Hasta 3 destinatarios. Las direcciones adicionales deben confirmar que aceptan recibir los informes.
La programación, la próxima ejecución y el historial se muestran siempre en la hora local configurada para la empresa, incluida la distinción entre Europe/Madrid y Atlantic/Canary.
El apartado Programaciones muestra únicamente los envíos que siguen activos. Al cancelar una programación, o cuando termina un envío único, desaparece de esa lista sin borrar su trazabilidad. Las ejecuciones realizadas continúan disponibles en Historial.
El propietario de la empresa aparece seleccionado inicialmente, pero puede sustituirse por otro destinatario confirmado. Cada persona recibe un correo separado y no puede ver las demás direcciones.
El correo identifica a la empresa y el periodo, incluye el informe como archivo PDF adjunto y ofrece a los administradores un acceso directo a la gestión de envíos. Como el informe contiene información laboral, debe tratarse como documentación confidencial.
Si la empresa entra en modo de solo lectura por una incidencia de cobro, los envíos quedan pausados. La configuración y el historial se conservan, las ejecuciones omitidas no se recuperan y las descargas manuales continúan disponibles. Si el cambio al plan Gratuito se hace efectivo, las programaciones quedan desactivadas y deberán reactivarse manualmente tras volver a Pro.
Horarium no conserva una copia adicional del PDF enviado. Mantiene durante cuatro años únicamente la trazabilidad necesaria del envío y sus resultados.
Consejos para el cierre de mes
Revisa antes de exportar: Antes de generar el informe final del mes, te recomendamos echar un vistazo rápido a la columna de "Horas totales" para detectar posibles olvidos de fichaje (jornadas excesivamente largas o cortas) y corregirlos mediante el sistema de Correcciones con motivo.