Alertas de Jornadas Abiertas
Esta función ayuda a detectar cuanto antes una entrada que continúa abierta por olvido. Horarium envía como máximo un aviso por cada jornada y conserva la incidencia en el panel para su revisión.
La automatización solo avisa. Nunca cierra, crea, corrige ni modifica fichajes.
Activación y umbral
Ve a Configuración → Alertas o utiliza el acceso Alertas del dashboard. La opción está desactivada inicialmente en todas las empresas.
Puedes elegir un umbral entero entre 6 y 24 horas. Horarium revisa las jornadas cada hora. Al activar la función o reducir el umbral se muestra primero una revisión con:
- las jornadas abiertas que ya superan el nuevo límite y todavía no han sido procesadas;
- los trabajadores que cumplen los requisitos para recibir emails;
- los trabajadores que ya han autorizado las notificaciones.
Después de confirmar, los avisos se incorporan a una cola y se envían de forma gradual. Puede existir una pequeña demora aunque la jornada ya haya superado el umbral.
Cómo se calcula la duración
La duración es el tiempo natural transcurrido desde la entrada efectiva, aplicando una corrección si existe, hasta el momento del envío.
Las pausas quedan incluidas en ese tiempo. Por ejemplo, una jornada iniciada hace 8 horas con una pausa de 30 minutos se considera abierta durante 8 horas a efectos del aviso, tanto si la pausa computa como trabajo como si se descuenta del resumen laboral.
Antes de enviar, Horarium vuelve a comprobar los valores efectivos, la zona horaria de la empresa y que la jornada siga abierta por encima del umbral. Si ya se cerró o corrigió, el correo se cancela. Las jornadas ya cerradas de duración excesiva no generan este aviso.
Destinatarios disponibles
Puedes seleccionar al menos uno de estos canales:
- Gerente: usa el email de su cuenta e incluye un enlace autenticado a la incidencia.
- Trabajador afectado: requiere que el portal esté activo, que el trabajador esté activo, que haya aceptado su invitación, que su acceso no esté bloqueado, que coincidan los emails de la ficha y la cuenta y que haya autorizado las notificaciones operativas.
- Responsable adicional: disponible únicamente en cuentas Pro con una suscripción efectiva de cinco o más plazas. Es una única dirección global, por ejemplo RRHH, y recibe los avisos de toda la plantilla.
En el Plan Gratuito no se muestra la configuración del responsable adicional. El gerente y el trabajador siguen estando disponibles.
Si varios canales coinciden en la misma dirección, Horarium agrupa el contenido en un único correo.
Permiso del trabajador
Cada trabajador encuentra en la portada de su portal la opción Notificaciones operativas por email, desactivada por defecto. Puede activarla aunque no haya recibido o no encuentre el correo de solicitud, y puede revocarla cuando quiera.
El permiso cubre avisos operativos explicados en el portal —fichajes, solicitudes, correcciones, vacaciones y otras gestiones laborales—, pero nunca publicidad. Si en el futuro se añade una finalidad materialmente distinta, se solicitará un permiso separado o una nueva versión.
Cuando la empresa selecciona el canal del trabajador, Horarium envía como máximo una solicitud por trabajador y versión si este nunca respondió. El enlace caduca en 48 horas. Si el trabajador ya activó el permiso desde su portal, no recibe esa solicitud. Dar permiso después de que una jornada se haya procesado no provoca un aviso retroactivo.
Desactivar solo este canal en la empresa conserva la preferencia general del trabajador. En cambio, deshabilitar por completo el Portal del Empleado revoca los permisos y será necesario activarlos de nuevo cuando vuelva a estar disponible.
Responsable adicional y protección de datos
Al añadir o cambiar la dirección del responsable se envía un correo de confirmación. El mensaje explica que los avisos pueden contener nombre del trabajador, inicio, duración y centro de trabajo. El enlace caduca en 48 horas y cada reenvío invalida el anterior; debe transcurrir al menos una hora entre solicitudes.
El responsable puede desactivar los avisos desde el enlace seguro incluido en sus correos. Si la empresa deja de disponer de Pro de forma efectiva, se revoca este destinatario y deberá confirmarse de nuevo si recupera la función.
Qué contiene el aviso
El gerente y el responsable adicional ven el nombre del trabajador, el inicio efectivo en la hora local de la empresa, la duración al enviar y el centro efectivo cuando la empresa usa multicentro. Solo el gerente recibe un enlace al detalle de la incidencia.
El trabajador ve únicamente los datos de su propia jornada y un acceso a su portal. El correo no incluye DNI, PIN ni el contenido completo de otros fichajes.
Trazabilidad, errores y retención
El detalle de la incidencia muestra el canal, una dirección enmascarada, el estado, la fecha y el motivo de una omisión o cancelación. No se almacena una copia completa del mensaje.
Los fallos temporales seguros pueden reintentarse hasta tres veces. Cuando no es posible saber si el servidor de correo llegó a aceptar el mensaje, Horarium no lo reenvía para evitar una copia duplicada. No hay reenvío manual en esta primera versión.
El historial detallado de entregas y consentimientos se conserva durante un año. Después se elimina o anonimiza, manteniendo solo la referencia mínima que impide volver a avisar por la misma jornada. Los fichajes y las incidencias no se eliminan ni alteran por esta limpieza.
Modo solo lectura
En modo solo lectura no se puede cambiar la configuración. Las alertas ya activadas para gerente y trabajadores continúan funcionando; el responsable adicional continúa mientras la suscripción Pro siga siendo efectiva.